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张学良教育基金会档案管理条例

作者:  [ 2015-12-23 ]

张学良教育基金会档案管理条例(试行)
总 则
为了更加全面、科学、规范化管理张学良教育基金会各类档案,真实的体现张学良教育基金会的历史和成长过程,特制定张学良教育基金会档案管理条例。
第一章 档案范围
第一条,建立档案的范围:反映本基金会主要职能活动、建设发展和基本历史面貌的、具有查考和利用价值的、主管部门要求应归档保存的各种文件、图表、声像等资料。
第二条,档案的形成、来源、获取方式:
1.资料员收集;
2.对外交往、合作中形成;
3.会发文、收文;
4.与上级主管和管理部门往来文件;
5.来往信函;
6. 重要活动文件、影音资料。
第二章 档案管理的原则和任务
第三条,入选档案必须符合可查用和不重复的原则。
第四条,档案管理的基本任务:
1.统一收集、整理、保存本会各种档案,
2.办理各业务形成的各种文件的收集、整理和归档工作。
3.积极提供档案信息查询服务。
4.办理领导交办的其它有关档案业务。
第三章 档案的分类
第五条,行政类。
1、 所有注册类文件,包括有社团法人注册文件(正本、副本、复印件)、经营执照、税务登记证、机构代码证、收费许可证等;
2、 上级批件;
3、 章程;
4、 理事会纪要、会议决议;
5、 会发文、会收文、办发文、办收文;
6、 本会重要资产购置资料;
7、 全部印章目录及样件;
8、 各种行政管理条例
第六条,协议文件类。
1、 捐助类协议;
2、 基金运作类合同;
3、 项目合同/协议;
4、 其它类型合同。
第七条,财务类。包括本会财务核算、会计凭证(原始凭证、记帐凭证)、账簿(日记账、明细分类账、总分类账)、会计报表、融资合同、审计报告等。
第八条.人事类。所有员工(专职、兼职、志愿人员、临时工)的合同、协议、应聘登记表、身份证复印件、个人简历、奖惩记录、培训情况、年度考核情况等。
第九条,历史、业绩记录类。
1、 基金会简介
2、 年报
3、 业绩介绍资料
4、 报刊报导
5、 领导人文章
第十条,项目档案。包括项目立项报告、可行性分析报告、论证会议资料、相关决议、项目合同、章程等。
第十一条,网站、活动影像、软件类文件及备份。
第十二条,其他类型有保存价值文件。
第四章 档案的归档
第十三条,立档组卷原则:
1.立档的文件应按档案系统分别归类,按存档文件性质编目,再分出管理级别。第三章所列八大类文档资料,为本会一级档案、二级档案,存东北大学档案室。
2. 归档原则参照东北大学档案馆归档原则。
第十四条,档案的交接程序:
1.档案为本会财产不得外借,经办人员在承办期内积累与使用;正常移交或离职移交时应说明是否留用。
2.工作人员离职前,必须按规定整理、移交档案,经由有关部门认可后才可办理退职手续。
3.交档方与接收方应办理正式交接手续。
4.交方制作文件目录,接方清点目录,共同签字;签后的目录清单双方各存一份,至少保留二年;一份置文卷首页。
第五章 附则
第十五条,本办法解释权归张学良教育基金会办公室。
第十六条,本办法自发布之日起试行。

 

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