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张学良教育基金会基金项目管理办法

作者:  [ 2014-06-10 ]

第一章 总则
第一条 为规范和加强张学良教育基金会(以下简称“基金会”)各项捐赠基金的管理,确保捐赠资金公开、公正、合理、高效的使用,依据《基金会管理条例》、《张学良教育基金会章程》及《东北大学关于规范和加强社会捐赠的管理办法》制定本办法。
第二条 基金会接受的所有捐赠均由基金会统一管理和监督,全部按照基金项目进行专项管理,专人专管,专款专户。
第三条 本办法所指基金项目是以尊重捐赠者意愿为前提,以符合《张学良教育基金会章程》为准则,以促进东北大学学科建设、学术交流、人才队伍建设、奖学助学、校园建设等方面发展为目标,主要用于支持东北大学教育事业的专项捐赠基金。
第二章 基金项目的管理与职责
第四条 基金会办公室负责基金项目的立项登记、捐赠信息管理、组织协调、审核批准、档案管理、检查监督等工作,并定期向理事会报告项目执行情况;东北大学计财处委派专人负责基金会项目资金的到账查询、立项入账、使用、管理和运作等工作,定期向理事会报告资金使用运作等情况。
第五条 各学院、部门成立基金工作领导小组,其主要职责是在基金会办公室的指导下开展本单位基金工作。基金工作领导小组由各单位负责人任组长,可有若干组员,同时须指定基金工作联络员与基金会办公室保持经常性业务联系,如项目活动情况的报备、基金使用报告的报备、捐资人联系方式变更、基金使用手续办理等。
第六条 基金工作领导小组的职责:
(一) 制定本学院、部门筹资计划和方案;
(二) 审阅项目执行计划及预算;
(三) 监管各项目按照相关文件执行;
(四) 监管基金使用情况;
(五) 审阅各项目总结;
(六) 监督指导本部门基金工作的开展。
第七条 基金项目实行项目负责人全程负责制,项目负责人对项目完成质量和执行成效承担责任。对于捐赠协议指定用途的项目,由协议指定的部门、学院负责人或受托人担任项目负责人;奖助学金项目由学生处、研究生院、学生指导服务中心负责人担任项目负责人,奖教金由人事处负责人担任项目负责人;捐赠协议未指定用途的项目,经理事会确定项目执行单位后,由执行单位负责人担任项目负责人。遇特殊情况更换项目负责人时,须经基金会负责人批准并报基金会备案。
第八条 项目负责人的职责:
(一) 制定项目执行计划及总结;
(二) 管理项目运行;
(三) 制定项目预算、决算报告;
(四) 审批基金使用;
(五) 联系捐资人,及时向捐资人反馈基金使用情况。
第九条 基金工作联络员的职责:
(一) 执行基金工作领导小组布置的工作任务;
(二) 协助项目负责人完成基金使用的报销、落款等事务性工作;
(三) 起草项目计划、总结、新闻报道等材料;
(四) 向基金会办公室报备本学院、部门基金工作情况材料;
(五) 组织实施项目相关活动。
第十条 捐赠数额较大、受益面较广的捐赠项目需设立基金项目理事会(管理委员会)。其职能是对项目管理、实施过程中的重大问题进行决策。项目理事会(管理委员会)主要由捐赠方代表、受益方主要负责人、特邀专家及基金会代表组成,一般由捐款人或学校、基金会领导任理事会或管理委员会主席。
第三章 基金项目的实施与监督
第十一条 基金会与捐赠方在平等自愿的基础上签署捐赠协议。捐赠协议中必须明确捐赠方与受赠方权利义务及捐赠用途、捐资总额、到帐时间、资金管理和用途等内容。
第十二条 各单位自行募集的捐赠项目,捐赠协议须经基金会办公室审核批准后,交由捐赠方签署。凡未经基金会审核,协议不符合相关规定要求,已先行签署协议的,必须重新签订。
第十三条 基金会理事长、常务副理事长、副理事长、秘书长及项目负责人可代表基金会对外签订捐赠协议。
第十四条 每个项目所涉及到的相关业务活动一般均由项目负责单位负责组织实施,如捐赠协议的签署仪式、奖助学金、奖教金的评审及颁发仪式、对捐赠人的信息回馈及日常沟通联络等。基金管理办公室对各基金项目负责单位定期进行业务指导和检查督促。
第十五条 新设立项目在确认捐赠资金到账后,由项目负责单位从基金会网站下载并填写《社会捐赠登记表》(以下简称捐赠登记表),连同捐赠协议、章程、使用细则、管委会名单、预算等相关文件原件报基金会办公室立项备案。
第十六条 基金会办公室审核登记立项资料后,对项目统一编号进行捐赠登记,由项目联系人携签字盖章确认的捐赠登记表、章程、使用细则、管委会名单、预算等相关文件,到基金会会计处办理立项手续。
第十七条 基金项目财务审批人原则上应为该项目负责人,如需另设审批人,须经基金会办公室核准备案。
第十八条 基金项目资金的使用。基金项目立项后,项目负责单位需在基金会网站下载并填写《张学良教育基金会捐赠项目成本支出审批表》、《东北大学捐赠收入审批表》、《东北大学捐赠支出预算表》,连同捐赠协议、章程、使用细则等文件到基金会办理捐赠款使用审批手续。审核批准后到基金会会计处按流程办理捐赠款使用报销手续。
第十九条 在项目实施过程中,各项目负责单位应严格按照捐赠协议及基金章程、细则等文件规定开展工作。并按时向捐赠人、基金会办公室报告项目的执行情况,及时向基金会提供活动材料,包括文字材料、图片、视频、受益人情况等资料,以便及时向社会进行信息公布。
第二十条 每个项目的直接运行费用原则上不超过该项目初始总额的3%;连续多期捐赠的项目,每年的直接运行费用不得超过当年到账资金的3%。如经捐赠者同意,在捐赠协议中明确列明直接运行费用的,其比例可适当提高。
第二十一条 项目负责单位因故需要变更项目实施方案时,应及时向基金会业务与项目管理部提交书面报告。与捐赠方确定的项目实施方案,需与捐赠方协商获准后方可按变更后的方案执行。

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